كيف تفوز بجائزة أكفأ موظف…؟

في عصر الفيسبوك والهواتف الذكية وآلاف التطبيقات التي تنظم الوقت وترتب المهام، لم يعد لديك حجة لتصبح موظفا ناجحا وأكثر فعالية في المؤسسة التي تعمل بها……نعم! أصبح ايقاع الحياة سريعا، وأصبحت مهام العمل تختلط أحيانا بالالتزامات الشخصية وشبكة علاقاتك الاجتماعية الواسعة “من خلال مواقع التواصل الاجتماعي فيسبوك وتويتر ومشغل المحادثات الخاص بالهواتف المحمولة”، لكن عليك بالطبع أن تدرك أن الأولوية للعمل، ولمساعدتك على تنظيم وقتك وترتيب أولوياتك لتنجز مهام عملك بكفاءة وحرفية، ادخل العادات التالية في روتين حياتك:

عشر خطوات لتحسين كفاءتك المهنية:

1- قوائم المهام:رتب المهام الموكلة إليك وفق درجة صعوبتها والموعد المحدد لانجازها وتسليمها، ثم ضعها في قائمة لتذكرك بما تم انجازه وما تحتاج للعمل عليه لاحقا، ومتى ستقوم بتسليم كل مهمة، تماما كجدول المذاكرة الذي اعتدت على تنظيمه أثناء سنوات الدراسة.

2- النوم: اذا أردت التركيز في عملك وانجاز مهامك على أكمل وجه وبأسرع وقت ودون أخطاء، فعليك أن تكون مرتاحا جسديا وذهنيا، ولن يتحقق هذا سوى بالنوم لعدد كاف من الساعات يوميا. ابتعد عن السهر ومسببات الأرق، ولا تعتمد فقط على أكواب القهوة المتلاحقة لتزيدك تركيزك حتى لا تجهد بدنك وتخسر صحتك على المدى الطويل. وأفضل حل أن يكون لديك مواعيد محددة للاستيقاظ والنوم حتى يتعود جسدك على ذلك وتصبح أكثر نشاطا أثناء ساعات الصحو.

3- انتدب غيرك لأداء بعض المهام:   لا تحاول أن تظهر للجميع أنك رجل جميع المهام، ولا تعرض القيام بمهمة أخرى لها من هو موكل بها، ركز فقط في عملك وحاول انجازه في الوقت المناسب، واترك الآخرين يكملون مهامهم حتى يخرج المشروع النهائي بشكل لائق.   الأفضل أن تحاول انجاز المهمة في الوقت المخصص لاتمامها، ولكن اذا عجزت عن ذلك لأي سبب من الأسباب، فاطلب من مدرائك انتداب شخص آخر لمساعدتك بها لتسليمها في الوقت المناسب.

4- خذ ملاحظاتك:   قم بتسجيل الخطوات التي اتخذتها من أجل اتمام المهام، واشرح العراقيل التي واجهتك خلال العمل حتى أتممت مهمتك، ولكن لا ترهق نفسك بهذه العملية، فقط خذ بعض الملاحظات باختصار حتى تذكرك بالخطوات التالية.

5- ركز على المهام الأكثر إلحاحا:   أحيانا يريد الموظف البدء في مهمة معينة لأن مزاجه الشخصي يوجهه لذلك، غير أن هذه المهمة مهما أتممتها بكفاءة واحتراف قد لا تكون بنفس أهمية مهمة أخرى أوكلت إليك وكان من اللازم اتمامها بوقت معين، لذا لا تدع مزاجك الشخصي يتدخل في ترتيب أجندة أولويات العمل، وابدأ بأكثر المهام الحاحا ثم الأقل أهمية .. وهكذا.

6- اكسب الوقت:  عندما تتعثر أثناء العمل على مهمة معينة، فلا تضيع الوقت طوال اليوم في انتظار حل هذه الأزمة، حاول انجاز مهمة أخرى في الوقت الضائع حتى يتسنى لك إيجاد حل للمهمة الأولى أو اللقاء بمن يعينك على اتمامها.

7- لا تختصر وقت العمل:   أنت أدرى الناس بعملك، وأنت أكثرهم دراية بالوقت الذي تحتاجه لاتمام كل مهمة، لذا كن صريحا مع نفسك ولا تختصر وقت العمل من أجل ايجاد فرصة للحصول على فترة راحة دون أن تتم عملك، فالأولوية دائما للعمل.

8- الراحة:   لا أحد يطلب منك العمل طول اليوم كالآلة، لأنك ستصاب بالملل والإجهاد وستفقد تركيزك، وقد تتسبب في فشل المهام اللاحقة بأكملها، لذلك احرص على الحصول على فترة راحة أثناء اليوم لتهدأ قليلا وتجدد نشاطك.

9- تابع بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل:  بعض الموظفين يهملون متابعة بريد العمل، وبالتالي لا يتابعون سير العمل، ولا تكون لديهم دراية بالتغيرات التي تتم داخل المؤسسة، والأسوأ أنه قد توكل إليهم مهام جديدة دون أن يكونوا على علم بها لأنهم ببساطة لم يتقلوا رسالة بذلك.

10- لا تنتظر الآخرين:  اذا كنت في عمل جماعي وكانت مهامك تعتمد على تعاونك مع آخرين، فلا تنتظرهم حتى ينتهوا من الجزء الخاص بهم، حتى لا تتعطل أنت وتهدر وقتك. انجز الجزء الذي يخصك في المشروع وسلمه فورا لرؤسائك.