فن السكرتارية

تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في منظمات العمل الإداري على اختلاف نشاطاتها وتسهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ، ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات الإدارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يسهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء والزبائن لوافدين والمتعاملين مع المؤسسة .

ومن هنا تظهر أهمية مهنة السكرتارية، حيث تهدف إلى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته.

كما تلعب السكرتاريا دوراً فعالاً في إعفاء المديرين و الإدارات الرئيسية من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية ،بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية من تخطيط وتنظيم ورقابة وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لأتخاذ القرارات .

وتعتبر السكرتارية ركيزة هامة في المكتب ، وتلعب – كمهنة مركزية – دوراً فعالاً في نجاح وتسويق الأعمال حيث يجب على السكرتير أن يكون ملماً بكثيرٍ من الأعمال ويمتلك مهارات عالية في التفكير الأبتكاري والإبداعي ويمتلك مهاراتٍ في حل المشكلات واتخاذ القرارات ومهاراتٍ في الإقناع والتأثير في الآخرين والإلمام بقدر من علم النفس والعلاقات العامة ويمتلك قوة الذاكرة وسعة الأفق والذكاء الإجتماعي والأمانة التامة والمحافظة على أسرار العمل.

وعموماً فإن هذه الصفات في جملتها تعتبر من صفات السكرتارية الناجحة والتي بدورها تفتح المجال لنجاح أي مكتب أو شركة لأن نجاح أي عمل يتوقف نصفه على نجاح ومهارة مكتب السكرتارية لأنه يعد واجهة المكتب وعنواناً رئيسياً له .
بقلم : فاطمة هابيل